Was, wann, wie? Data Governance leicht gemacht!

Daten - teurer als Gold?

Daten. Für viele das wichtigste Gut im 21. Jahrhundert. Und was mit Daten miteinhergeht, ist deren Sicherheit. Cybersecurity und Datensicherheit sind zu den wichtigsten Grundpfeilern in viele Unternehmen geworden. Denn die besten Daten bringen Unternehmen nichts, wenn sie diese nicht richtig nutzen und schützen können. Hier kommt das Prinzip der Data Governance ins Spiel. Was das bedeutet, warum Data Governance unverzichtbar für Unternehmen ist und wie es grundsätzlich funktioniert, zeigen wir euch in unserer Story!

Wieso Data Governance wichtig ist

Datensicherheit ist zum teuersten Gut für viele Unternehmen geworden. Gut erstellte und durchdachte Data-Governance-Lösung decken nicht nur den Schutz von Daten ab, sondern regeln dazu auch Verwaltung vertraulicher Daten – angefangen bei der Erfassung bis hin zur Vernichtung dieser. Wirklich jede Organisation benötigt Data Governance in unserer heutigen Zeit. Mit IoT, der Digitalisierung und der digitalen Transformation kristallisierte sich für Unternehmen aller Branchen schnell heraus, dass Daten ihr mit Abstand wertvollstes und gleichzeitig gefährdetstes Asset geworden sind.

Use Cases gibt es zu Hauf. Entscheidungsträger:innen benötigen an der richtigen Stelle zur passenden Zeit akkurate Daten, um strategische wichtige Entscheidungen zu treffen. Marketing und Vetrieb müssen sich auf  ihre Daten verlassen können, um Kundenwünsche und -bedürfnisse besser zu verstehen. Mitarbeiter:innen im Procurement und Lieferkettenmanagement benötigen fehlerfreie Daten, um Lagerbestände exakt anzuführen und Fertigungskosten minimal zu halten. Auch im Bereich Compliance müssen Daten gemäß den internen und externen Bestimmungen verarbeitet werden. Beispiele für die Wichtigkeit und Notwendigkeit von Data Governance gibt es zu Hauf. Das sollte verdeutlichen, wie wichtig Daten und der Umgang mit diesen geworden ist.

Die Definition von Data Governance

Mit Data Governance wurden Systeme entwickelt, denen als Basis sämtliche internen Richtlinien zu Grunde liegen. Organisationen nutzen Data Governance, um interne Daten zu verwalten, abzurufen, zu schützen und final sicher zu löschen. Obwohl diese Systeme – abhängig von Branche und Unternehmen - mehr oder weniger komplex sein können, gibt es doch Gemeinsamkeiten in den Grundzügen dieser: interne Prozesse, Richtlinien, vordefinierte Rollen, Metriken und Compliancestandards. Das Data Governance Systeme sollen Organisationen bei der effizienten und sicheren Nutzung riesiger Datenmengen unterstützen, die heute in modernen Arbeitsbereichen generiert werden.

„Data Governance umfasst sämtliche Verfahren, mit denen für die Sicherheit, Korrektheit, Verfügbarkeit und Nutzbarkeit aller Daten sowie den Datenschutz gesorgt wird. Das beinhaltet  alle Maßnahmen, die von Mitarbeiter:innen ergriffen werden müssen sowie die Prozesse, die sie befolgen müssen und die Technologien, die während des Lebenszyklus der Daten unterstützen.“

Wie bei jedem Begriff im Tech-Bereich gibt es nicht die eine wahre Definition. Unternehmen und Forscher:innen haben ihre eigenen Feinheiten, Kernbereiche oder Fokus auf bestimmten Elementen. Doch unsere Definition deckt sich stark mit den großen Tech- und AI-Riesen unserer Zeit – so falsch kann diese also nicht sein.

Wie funktioniert Data Governance?

Wichtiger Bestandteil der Data Governance Systeme ist auch die Verwaltung der Daten - von der Erfassung dieser bis zur Vernichtung nicht mehr gebrauchter Daten – was mithilfe von Data-Governance-Tools umgesetzt werden sollte. Spezifikationen variieren je nach Unternehmen und Anwendungsfall stark. Doch unabhängig davon beinhaltet der Verwaltungsprozess immer die folgenden Schritte:

• Erfassung: Unternehmen müssen nicht nur dafür sorgen, dass neue Daten auf sichere Weise erfasst werden – beispielsweise über IoT-Geräte und -Apps (Internet der Dinge). Vielmehr muss auch die Sicherheit bestehender Daten gewährleistet sein, die vor der Implementierung einer Data-Governance-Strategie erfasst wurden.

• Speicherung: Unternehmen entscheiden selbst, wie und wo die gesamten erfassten Daten gespeichert werden.

• Klassifizierung: Daten werden klassifiziert, damit die geeigneten Richtlinien angewendet werden können (z. B. für personenbezogene Informationen oder vertrauliche Daten).

• Freigabe: Sobald die Daten organisiert sind, werden sie den Nutzern zur Verfügung gestellt, die sie benötigen. Welche internen und externen Nutzer auf welche Arten von Daten zugreifen dürfen, wird durch Klassifizierungsrichtlinien und Data-Governance-Rollen geregelt.

• Archivierung: Einige Daten werden nur für einen begrenzten Zeitraum benötigt, es kann aber sein, dass zu einem späteren Zeitpunkt wieder darauf zurückgegriffen werden muss. Welche Daten aufbewahrt und wie sie im erforderlichen Zeitraum sicher gespeichert werden, bestimmt das jeweilige Unternehmen.

• Vernichtung: Manche Daten müssen nicht vorgehalten werden. In anderen Fällen sind Unternehmen u. U. verpflichtet, sie nach einer bestimmten Zeit zu vernichten. In solchen Fällen werden die Daten auf sichere Weise gelöscht. Die Compliancevorschriften können auch vorsehen, dass bestimmte Maßnahmen oder ein Löschnachweis erforderlich sind. 

Die Schwierigkeit: während dieser Prozesse müssen sämtliche Daten abgesichert und konform behandelt werden. Gut durchdachte Data-Governance-Strategien geben vor, welches Mittel sowie entsprechendes Regelwerk compliance- und sicherheitsrelevante Themen einzuhalten. Des weiteren sollten entsprechende Tools in wirklich allen Phasen des Datenlebenszyklus die Sicherheit stärken. 

Welche Vorteile bietet Data Governance?

Warum Data Governance Systeme unabdingbar sind, sollte nun jedem klar sein. Doch welche Vorteile habe ich genau davon? Wo kann ich solche Systeme implementieren und wo schaffe ich echten Mehrwert in meiner Organisation? Natürlich bedeutet die Implementierung solcher Systeme erstmal initiale Arbeit, doch der Nutzen übersteigt die Arbeit um ein Vielfaches – wieso, das zeigen wir euch jetzt!

Bessere und schnellere Entscheidungen

Im gesamten Unternehmen erhalten Nutzer:innen genau die Daten, die sie benötigen, um Kund:innen zu erreichen und Angebote bereitzustellen, Produkte und Dienste zu weiterzuentwickeln und können so neue Umsatzströme erschließen oder bestehende optimieren.

Bessere Kostenkontrolle

Auch bei der effizienten Ressourcenverwaltung können Daten und deren Verarbeitung helfen. Mehrfach vorhandene Daten, die durch Informationssilos entstehen, können gefunden und gelöscht werden, was die zusätzliche Anschaffung und Wartung teurer Hardware verhindern kann.

Effektivere Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen

Mit immer komplexer werdenden gesetzlichen Vorschriften rückt für Organisationen ein zuverlässiges Data-Governance-System und dessen Implementierung in den Fokus. Risiken minimieren, die mit Verletzungen von internen Verordnungen verbunden sind, sind nicht nur förderlich für Prozesse, sondern helfen auch dabei sich proaktiv auf neue Regelungen vorzubereiten.

Gestärktes Vertrauen bei Kunden und Lieferanten

Nur durch überprüfbare Einhaltung interner und externer Datenschutzvorgabe kann das Vertrauen zu Partnern und Kund:innen aufrecht gehalten werden. Mit immer strengeren und umfassenderen Vorgaben in Sachen Datenschutz ist es entscheidend als Unternehmen Verlässlichkeit und Sicherheit in Sachen kritischer und vertraulicher Informationen zu bieten.

Optimiertes Risikomanagement

Funktionierende und leistungsfähige Data Governance Systeme garantieren den Zugang zu kritischen und vertraulichen Daten zu kontrollieren, das sämtliche Berechtigungen dauerhadt eingehalten werden können. Egal ob interne Autorisierungen, externe Partner oder sogar Cyberangriffe – Data Governance schützt eure Daten in allen Belangen.

Einfachere Datenfreigabe für mehr Mitarbeiter:innen

Durch Zugriffsbestimmungen und Userverwaltung macht es Data Governance möglich, mehr Mitarbeiter:innen Zugriff auf noch mehr Daten zu geben. Denn so sehen ausgewählte Mitarbeiter:innen nur die Daten, die sie auch sehen sollen, ohne weitere kritische Daten preiszugeben. So entsteht eine „Demokratisierung“ der Daten ohne negative Auswirkungen auf das Unternehmen.

Doch wozu jetzt Data Governance einsetzen?

Data Governance Systeme sind unabdingbar in der Sicherstellung von Daten gegenüber dem Zugriff fremder und dem effektiven Nutzbar machen ebendieser Daten für interne sowie externe Stakeholder, ohne interne und externe Datenschutzrichtlinien zu missachten. Festgelegte und zeitlich feste Kontrollen lassen einen umfangreicheren Datenzugriff zu. Was mit diesen Kontrollen miteinhergeht? Erforderliche Sicherheit und dringend benötigter Datenschutz. Um das zu verdeutlichen, haben wir konkrete Use Cases für euch vorbereitet:

Datenadministration

Zuständigkeit und Verantwortung für Daten als auch für interne und externe Prozesse, um deren ordnungsgemäße Verwendung sicherzustellen, wird an extra dafür ausgewiesen Personen übertragen. So stellen Data Governance Systeme sicher, dass sie stets aktuell sind uns ausreichend gewartet werden.

Datenqualität

Daten sind nur so gut wie ihre Qualität. Um die effektive Mindestqualität sicherzustellen, helfen auch hier bestimmte Data Governance Instanzen dabei. Maßnahmen und bestimmte Prozesse, die dafür sorgen, dass die Daten etwa effektiv genutzt werden können. Allgemein messen wir Datenqualität anhand sechs Variablen: Korrektheit, Vollständigkeit, Konsistenz, Rechtzeitigkeit, Gültigkeit und Eindeutigkeit. Werden diese Parameter überprüft und eingehalten, sprechen wir von qualitativ hochwertigen Daten.

Datenverwaltung

All das zusammengefasst gibt die unternehmensweite Datenverwaltung. Egal ob Erfassung und Speicherung der Daten bis hin zur Nutzung und Kontrolle dieser Daten. So kann sichergestellt werden, dass sämtliche genutzte Daten ressourcenschonend und effektiv genutzt werden, bevor sie im letzten Schritt aus Sicherheitsgründen gelöscht werden müssen.

Fazit: Data Governance als wichtiges Tool und Regelwerk

Wie wir sehen geht es in jedem großen Unternehmen nicht mehr ohne eine dezidierte Data Governance Strategie und Systeme. Denn nur wer seine Daten richtig und vor allem sicher verarbeitet und benutzt, wird in Zukunft weiter Mehrwert generieren und gemeinsam mit wichtigen Partnern die „digitale Währung Daten“ für sich beanspruchen.

Wir bei FiveSquare unterstützen Unternehmen dabei, den nächsten Schritt in der digitalen Transformation zu gehen. Dazu gehört auch eine tragfähige Data-Governance-Strategie, die Sicherheit, Effizienz und Innovation verbindet.

Denn nur wer seine Daten kennt, kontrolliert und strategisch nutzt, kann langfristig erfolgreich sein. Ohne Data Governance – keine Zukunft mit Daten.